Políticas de privacidad

1. Qué información tratamos

Podemos tratar información de cuenta y empresa, como nombre, correo electrónico, rol, plan, configuración de la compañía y preferencias del servicio. También tratamos información funcional necesaria para operar la plataforma, como conexiones a bases de datos, metadatos de tablas y columnas, historiales de chat, documentos subidos, cuadernos, automatizaciones, consumos, notificaciones y registros técnicos del sistema.

2. Para qué usamos la información

• Crear y administrar cuentas empresariales, usuarios, roles y permisos.
• Conectar y consultar bases de datos externas desde lenguaje natural.
• Procesar documentos, cuadernos, resúmenes, presentaciones, infografías, audio y otros formatos generados.
• Ejecutar automatizaciones, alertas, reportes programados y acciones autorizadas por el cliente.
• Medir consumo de solicitudes, tokens, voz, planes, add-ons y facturación.
• Mejorar la seguridad, trazabilidad, soporte técnico y continuidad operativa del servicio.

3. Proveedores y motores externos

Según la configuración activa, la plataforma puede apoyarse en proveedores externos de inteligencia artificial, voz, pagos, correo, mensajería y almacenamiento. Esto puede incluir servicios como OpenAI, Google Gemini, Anthropic, DeepSeek, Hugging Face, Ollama local, ElevenLabs, Stripe, PayPal, dLocal Go, WhatsApp Cloud API y otros equivalentes habilitados por la instancia del sistema.

Cuando un cliente usa estas funciones, la información estrictamente necesaria para prestar el servicio puede ser enviada a dichos proveedores. Cada cliente es responsable de revisar si sus propios flujos internos requieren avisos, consentimiento o acuerdos adicionales con terceros.

4. Datos que sube o conecta el cliente

El cliente conserva la responsabilidad sobre la legalidad, calidad y autorización de los datos que decide subir, consultar o procesar mediante la plataforma. Esto incluye bases de datos externas, archivos, audios, imágenes, facturas, correos, automatizaciones y cualquier otro contenido ingresado por sus usuarios.

5. Seguridad y control de acceso

Implementamos mecanismos de autenticación, segmentación por empresa, control de roles, validaciones de acceso y bitácoras técnicas para reducir el riesgo de acceso no autorizado. Aun así, ningún sistema conectado a internet puede garantizar riesgo cero. Por eso recomendamos usar contraseñas seguras, revisar los permisos asignados y limitar el acceso a los recursos estrictamente necesarios.

6. Conservación de la información

Conservamos la información mientras sea necesaria para prestar el servicio, cumplir obligaciones operativas, contables, de seguridad o resolver incidencias. Cuando una cuenta se cancela o un recurso es eliminado, los datos asociados pueden mantenerse por un periodo razonable de respaldo, auditoría, prevención de fraude o continuidad técnica, según corresponda.

7. Derechos del cliente

El cliente puede solicitar actualización de información de cuenta, revisión de configuraciones activas, eliminación de ciertos contenidos, soporte sobre accesos y aclaraciones sobre el tratamiento funcional de sus datos dentro de la plataforma. Algunas solicitudes pueden estar sujetas a límites técnicos, contractuales o legales.

8. Cookies, sesiones y telemetría técnica

Podemos usar cookies, tokens de sesión y registros técnicos para mantener la autenticación, proteger el sistema, recordar configuraciones de interfaz, controlar idioma o tema, medir uso y detectar errores. Estas herramientas se utilizan con fines operativos y de seguridad del servicio.

9. Cambios a esta política

Podemos actualizar estas políticas para reflejar cambios del producto, proveedores, requisitos legales o medidas de seguridad. La versión publicada en el sitio será la que se considere vigente.

10. Contacto

Si necesitas soporte o una aclaración sobre esta política, puedes escribir a chatnexora@gmail.com.